Digitale Archivierung von Dokumenten

Jedes Unternehmen bewahrt aus den verschiedensten Gründen Dokumente und Belege in Papierform für einen mehr oder weniger langen Zeitraum auf.
Zum Teil ist diese Archivierung sogar gesetzlich vorgeschrieben.
So sammeln sich leicht mehrere 100.000 oder gar Millionen von Papierbelegen an.

Klassische Archive kosten Zeit und verursachen Kosten

Ein Teil dieser Belege wandert ohne digitale Archivierung nach Ablauf eines Wirtschaftsjahres in klassische Archivräume, ein anderer Teil bleibt in Ordnern in den Büros. Jedes Jahr werden in zeitaufwändigen und kostspieligen Aktionen große Mengen an Dokumenten aus aktuellen Archiven in sogenannte Alt-Archive umgelagert. Werden diese Unterlagen später für die Bearbeitung aktueller Vorgänge benötigt, kostet die Suche in den verschiedenen Ablagen wiederum wertvolle Arbeitszeit und kann zu Verzögerungen in den Arbeitsabläufen führen. Außerdem sind für die Prozesse in der Regel auch Informationen aus EDV-Dateien nötig – auch dort muss zusätzlich gesucht werden.

Digitales Archiv: immer und schnell verfügbar

Aus diesen Überlegungen heraus wurde die Idee des digitalen Archivs geboren. Ein digitales Archiv ist zunächst einmal nicht mehr als eine zeitgemäße Form der Ablage. Mit einem großen Unterschied: Alle Dokumente und Informationen sind in einer einzigen EDV-Anwendung gespeichert und jederzeit – von jedem Ort der Welt aus – verfügbar, kosten- und zeitsparend.

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